第二新卒の強みのひとつは、新卒で入社した企業でビジネスマナー研修を受けているので入社後にビジネスマナー研修にコストをかける必要が無いという点です。
基本的なビジネスマナーのひとつの「御中」と「様」の使い方はみなさんは大丈夫でしょうか。今回は、「御中」と「様」などの「敬称」について説明をしていきます。
「御中」の正しい使い方は？使ってはいけない場所がある？
ビジネスシーンにおいて郵送やメールなどでビジネス文書を社内外に向けて送ることは多くあります。ビジネス文書を送る際は、きちんとしたルールを守る必要があります。特に取引先やお客さま等社外へ送る際は、失礼の無いように正しく書きましょう。
よく間違えて使ってしまう「御中」の正しい使い方を説明していきます。
「御中」の意味は？
「御中（おんちゅう）」は、手紙やメール等で、送りたい相手企業や談大の宛名の後に付ける「敬称」のひとつです。
御中は、会社や団体、会社の部署、官公庁、学校やサークルなどの不特定多数の組織に対して文書を送る場合に、宛名の最後に付けます。
「御中」を付けなければ、人で言えば呼び捨てと同じになってしまい大変失礼になってしまいます。
「御中」の使い方例文
①ビジネス文書を送る際に、相手の会社について詳しく知らなくて、どの部署・担当者宛に送ればいいか曖昧な場合は、「株式会社〇〇御中」「〇〇株式会社御中」などのように使います。
②転職活動で職務経歴書や履歴書を人事部に送る際は、「株式会社〇〇人事部御中」と書きます。また〇〇部〇〇課宛に送る際は〇〇部の部分も書き忘れないようにしましょう。「〇〇株式会社人事部採用課御中」と書きます。
御中は、宛名の最後にだけ付けるのがルールなので、「〇〇株式会社御中〇〇部御中」のような書き方は正しくありませんので注意しましょう。
返信用封筒の「行」がある場合の御中の書き方
企業から資料が届いたときに「株式会社〇〇人事部行」と印刷された返信用封筒が同封されていることがあります。
これらは自らの会社に「御中」や「様」などの敬称を付けるのはおかしいので、その代わりとして「行」や「宛」を付けています。このまま返送をしてしまうと相手に対して失礼になってしまいます。
「行」や「宛」の上に二重線を引き、縦書きなら左に、横書きなら下に、消した「行」や「宛」と書き始めの位置を揃えて「御中」を付けるのが一般的です。
たまに「行」の字を使って「御」を書いて御中とする人がいますがこれは正しいマナーとは言えません。
「行」を二重線で消して敬称を付けるのは、ビジネス文書に限らず結婚式や同窓会の招待状の返信ハガキでも使用します。結婚式の返信ハガキの時に「行」を二重線ではなく「寿」の字で消すことがありますが、これはビジネスでは使用しないようにしましょう。
「様」の正しい使い方は？
「御中」は会社や団体などの不特定多数の組織に対する敬称なので、個人に向けて使うことはありません。
特定の個人に向けて文書を送る際は、「様」を使います。文書を送る相手の名前までがわかっている際には必ず氏名の後に「様」を付けましょう。「〇〇株式会社〇〇人事部採用課○○○○様」と書きましょう。
また役職もわかっている際は、「株式会社〇〇人事部長〇〇〇〇様」と書きましょう。この時に「〇〇〇〇部長様」のように役職の後に様を付けるのは正しくなありませんので、必ず氏名の前に役職を付けて最後に様を付けるようにしましょう。
また送る部署は分かっているが担当者がどの人か分からない時に「ご担当者様」という言葉を付けることもあります。「〇〇株式会社人事部採用課ご担当者様」と書きます。この際に注意しないといけないのは、「御中」は決して使ってはいけないということです。
「宛名に敬称はひとつだけ」でいいので「御中」とご担当者様の「様」が二つも付ける必要はないです。
ビジネス文書は敬称の付け方が重要
敬称は、ビジネス文書を受け取った相手が一番最初に確認する部分になります。つまり、あなたの第一印象になりますので、もし敬称が正しくなければ「この人は基本的なビジネスマナーがなっていないんだな」とマイナスの印象を相手に与えてしまいます。
転職活動は、第一印象が非常に重要になりますので、特に敬称の書き方は注意しましょう。どんなに素晴らしい内容の履歴書・職務経歴書であっても第一印象が原因で不採用になってしまうこともあります。
転職活動においてビジネスマナーが備わっているからと言って選考過程でプラスになることはあまりありませんが、備わっていないことがマイナスに働くことはとてもありますので、応募する前にはビジネスマナーに沿った内容かどうかをしっかり確認してから取組みましょう。
